Les tâches à réaliser

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Menu : Tâches

L'écran présente dans sa première moitié, la liste des tâches à réaliser pour l'utilisateur connecté, classée par date butoir puis date de création :

Les instructions apparaissent aussi.

Codes couleurs

Si la case est de couleur :

Rouge	Tâche non vue.
Orange	Tâche vue par un autre destinataire que moi.
Verte	La tâche est vue par moi.

S'il n'y a pas de couleur alors la tâche est à l'Etat Réalisé ou Annulé.

Informations supplémentaires en consultation des info-bulles

Positionner le pointeur de la souris sur une couleur, une info bulle s'affiche :

Tâche non prise	Aucun destinataires n'est affecté à la tâche.
Tâche prise par quelqu'un d'autre	Plusieurs destinataires pour la tâche et un d'entre eux est affecté. Cette information n'est pas visible depuis l'Espace personnel mais depuis les tâches à réaliser.
Tâche affectée seulement à moi	Je suis le seul destinataire de la tâche mais je ne l'ai pas prise en charge (non affectée).
Tâche que je traite	Je suis le seul destinataire de la tâche et l'affectation de cette tâche est activé.

Consulter / modifier une tâche

Il est possible de décocher une tâche, mais si l'ordre de réalisation a été paramétré alors cela ne peut être fait sans respecter cet ordre.

Pour effectuer le suivi d'une tâche :

Modifier

Sélectionnez la tâche à modifier puis cliquez sur l'icône Modifier (F5), l'écran se met en mode modification.

Pour éviter des manipulations, l'utilisateur qui entre pour la 1ère fois en modification d'une tâche, peut cliquer de suite sur le bouton Enregistrer, la zone Vu est alors cochée et la zone Etat initialisée à Non réalisé.

Automatiquement, certaines zones sont gérées comme :

Pavé Description

Sur la ligne du Nom du tiers, une information peut être affichée si la tâche est relative à un évènement ou un message :
. Le nom de l'objet principal si provient d'un message
. Le libellé de l'évènement si provient d'un évènement

Pavé Affectation

La case à cocher Vu s'active automatiquement pour l'intervenant qui entre en modification.
Vu indique que la tâche est prise en charge (donc pas de lien avec la zone Etat).
Si la tâche est affectée à une Equipe ou une Fonction, il se peut qu'elle soit déjà cochée (le premier qui coche, coche pour tous).

Si l'utilisateur connecté (le destinataire d'une tâche) a l'autorisation Réaffecter une tâche alors il peut :
. supprimer un intervenant à condition que la coche Vu ne soit pas cochée pour cet intervenant,
. ajouter un intervenant,
après être entré en modification.

Un utilisateur ayant l'autorisation Permet de changer l'affectation des tâches peut modifier les affectations même s'il n'est pas destinataire de la tâche.

Pavé Réalisation

Les informations sur la réalisation de la tâche sont saisies dans le pavé supérieur, la date de réalisation est alors obligatoire.
Le pavé inférieur (en lecture seule) affiche les informations précédemment saisies.

. Une tâche affectée à plusieurs intervenants pourra être réalisée par chacun d'entre eux. Il y aura autant de zones de réalisation que d'intervenants.
. Une tâche affectée à une équipe ou fonction pourra être réalisée uniquement par celui qui a coché Vu.

Qui	Utilisateur connecté.
Date	Saisir la date de début de réalisation si souhaité mais non obligatoire. Cette zone devient obligatoire si une information est saisie dans la zone de dessous.
Zone de texte 1	Zone de texte libre pour indiquer toute information utile en lien avec la réalisation de la tâche ; la date devient alors une zone obligatoire.
Zone de texte 2	Reprise des informations saisies au niveau de la zone précédente : zone d'historisation. Si des informations ont été saisies via la zone Infos réalisation de la tâche (depuis une check-list) alors elles sont reportées ici.

Pavé Etat

Toutes les zones s'initialisent (état et date).
Dès que cette zone est modifiée, la traçabilité est indiquée au dessous.
Qu'une tâche ait été affectée à plusieurs intervenants individuellement ou à un groupe d'intervenants (équipe ou fonction), seul l'un d'entre eux pourra terminer la tâche (Etat = Réalisé).

Etats possibles :

	Non réalisé	Tâche non commencée.
	En cours	Tâche en cours de traitement.
	Réalisé	Pour indiquer que la tâche est terminée (elle est alors placée dans l'historique). Si cette tâche fait partie de la check-list d'un message alors la case OK de l'onglet Check-list du message sera automatiquement cochée. Si l'ordre des tâches de cette check-list est géré alors l'intervenant pourra mettre l'état de la tâche à Réalisé uniquement si les tâches à réaliser avant la sienne l'ont été.
	Non concerné	Si l'intervenant choisit Non concerné alors la tâche est placée dans les tâches réalisées. Elle peut être rappelée pour modification. Si cette tâche fait partie de la check-list d'un message alors la case NC de l'onglet Check-list du message sera automatiquement cochée.
	Annulé	L'annulation d'une tâche entraine la saisie du motif d'annulation.

Date : Zone automatique à chaque changement de l'Etat.

Traçabilité : Zone inaccessible / traçabilité des changements de la zone Etat.

Motif d'annulation : Si l'Etat de la tâche est Annulé alors la saisie du motif est obligatoire.